Repenser son organisation^®

Plus le nombre de composants d’un système est important, plus il est complexe. Un système composé de 10 entités est, toute chose égale par ailleurs, plus complexe qu’un autre qui n’en compte que 5.

La différenciation organisationnelle, deuxième critère permettant d’évaluer le degré de complexité d’un système, est une notion plus large que celle de division du travail. Elle exprime les différences d’attitude et de comportement entre les entités d’un même système. Le degré de différenciation dépend de deux principaux facteurs : (1) le type de compétences mobilisées par les entités ; (2) l’horizon temporel dans lequel s’inscrit leur action. Plus le degré de différenciation des entités d’un système est important, plus il est complexe.

Le terme complexité vient du latin complexus qui signifie « ce qui est tissé ensemble » (fiche N°2). La complexité s’appréhende davantage par l’intermédiaire des relations entre les composants d’un système qu’à partir des caractéristiques de chacun d’eux pris isolément. On comprend bien alors que plus le nombre d’interactions effectives entre les entités est important et plus elles sont fréquentes, plus les relations entre elles sont nombreuses, et plus le système est complexe.

Il en va de même des combinaisons effectives entre les entités, c’est-à-dire des manières dont ces dernières doivent potentiellement pouvoir s’agencer pour faire face à des problématiques particulières. Plus les combinaisons sont nombreuses et plus leur taux de changement est élevé, plus le système est complexe. Un système dont les entités interagissent toujours de la même manière, quel que soit le problème à résoudre et quelles que soient les circonstances, est moins complexe qu’un système dont les entités doivent se recombiner en fonction des moments et des objectifs à atteindre.

L’incertitude est l’une des principales dimensions de la complexité. Moins les interactions entre les entités d’un système sont prévisibles, plus il est complexe. De même avec les changements de combinaison entre les entités du système : moins ils sont prévisibles, plus le système est complexe.

Le dernier critère permettant d’évaluer la complexité d’un système s’appréhende moins immédiatement que les cinq premiers. Le type d’interdépendance entre les entités mérite un développement particulier. On distingue deux types d’interdépendance. L’interdépendance de ressources, d’abord : deux entités dépendent l’une de l’autre parce qu’elles consomment les mêmes ressources (matérielles, technologiques, humaines ou financières). C’est le cas, par exemple, des divisions « Fret » et « Voyageurs » d’une compagnie de chemins de fer qui partagent le même réseau ferré. Ou celui des services du département « Contrôle qualité » d’un laboratoire pharmaceutique dont les analystes partagent les mêmes équipements (balances, hottes, ordinateurs…). Ou encore celui des chefs de produit de la division « Grand public » d’une entreprise de cosmétiques qui partagent les mêmes budgets de promotion.

Au-delà des ressources qu’elles consomment, pour fonctionner, les entités d’un système peuvent dépendre les unes des autres dans l’exercice même de leur activité. On parle alors d’interdépendance d’activité qui se subdivise elle-même en deux catégories : interdépendance d’activité séquentielle ou réciproque.

Une entreprise de meubles compte quatre ateliers, chacun centré sur une opération technique différente : débit, usinage, montage et finition. Les ateliers dépendent les uns des autres dans leur activité. La finition dépend du montage, qui dépend de l’usinage, lui-même dépendant du débit. Les outputs d’un atelier sont les inputs d’un autre. L’interdépendance est séquentielle dans la mesure où le flux est unidirectionnel.

En revanche, au sein de la rédaction d’un journal, entre le rédacteur, le maquettiste et le secrétaire de rédaction, comme le montre le schéma ci-dessous, l’interdépendance d’activité est réciproque. Le flux est multidirectionnel.

La complexité résultant de l’interdépendance d’activité est plus importante que celle liée à l’interdépendance de ressources. Au sein de l’interdépendance d’activité, la complexité issue de l’interdépendance réciproque est plus importante que celle produite par l’interdépendance séquentielle.