Repenser son organisation®

Fiche N°7

Le regroupement des activités (1ère partie)

Le deuxième des cinq paramètres de conception (fiche N°4) concerne le regroupement des activités au sein de l’organisation. Il traduit à la fois la manière dont les activités sont regroupées en entités et, autre face de la même pièce, le critère de différenciation des entités entre elles. Les modes de regroupement fonctionnel et divisionnel sont les deux forces en tension de ce deuxième paramètre de conception.

Les 2 modes de regroupement des activités

Imaginons une entreprise qui conçoit, fabrique et commercialise trois types de produits : A, B et C. Elle peut regrouper ses activités de deux manières distinctes.

Notre entreprise peut rassembler dans les mêmes entités les activités de même nature, celles qui remplissent la même fonction et qui requièrent les mêmes compétences techniques. Dans ce cas, elle regroupe l’ensemble des activités de développement au sein d’une même entité (développement des produits A, développement des produits B et développement des produits C), l’ensemble des activités de production dans une autre et, enfin, l’ensemble des activités de vente dans une dernière. Notre entreprise aura alors regroupé ses activités selon un mode fonctionnel, la fonction étant le critère de regroupement des activités au sein d’une même entité, comme le critère de différenciation des entités.

Notre entreprise peut, à l’inverse, rassembler dans les mêmes entités les activités qui appartiennent à un même processus et qui, ce faisant, concourent à produire un même résultat. Dans ce cas de figure, elle regroupe l’ensemble des activités qui participent à mettre les produits A sur le marché (développement des produits A, fabrication des produits A et commercialisation des produits A) dans une même entité, l’ensemble des activités concernant les produits B dans une autre, et celles liées aux produits C dans une dernière. Notre entreprise aura alors regroupé ses activités selon un mode divisionnel. Ici, le résultat, et non plus la fonction, est le critère de regroupement des activités au sein d’une même entité, comme le critère de différenciation des entités.

Avantages et inconvénients du mode de regroupement fonctionnel

Le mode de regroupement fonctionnel permet de réaliser des économies d’échelle. S’il y a des composants communs aux produits A, B et C, les fabriquer au même endroit et/ou regrouper les achats au sein d’une même entité génèrent des effets d’expérience et de volume. Ces derniers étant, l’un et l’autre, favorables à la diminution des coûts unitaires de production.

Par ailleurs, le mode de regroupement fonctionnel permet une plus grande spécialisation technique. Il est donc favorable au développement de l’expertise et au partage de connaissances entre spécialistes. Imaginons qu’un directeur des Ressources Humaines obtienne la création de trois postes pour constituer son équipe. S’il choisit le mode de regroupement divisionnel, il crée trois postes de généralistes RH : un premier pour les produits A, un deuxième pour les produits B et un dernier pour les produits C. Si, au contraire, il opte pour le mode de regroupement fonctionnel, il peut dédier un poste à l’administration du personnel, un autre au développement des talents et un dernier aux relations sociales. Il constitue ainsi une équipe, non pas de trois généralistes, mais bien de trois spécialistes.

En revanche, le mode de regroupement fonctionnel interdit la responsabilité globale, économique notamment. Dans notre exemple fictif, les directeurs fonctionnels sont à la tête soit d’un centre de coûts (R&D et production) soit de ressources (commercial) alors que les directeurs de division A, B et C ont chacun la responsabilité d’un centre de profit.

Enfin, dans le regroupement fonctionnel, les informations et les décisions empruntent en général des chemins longs et sinueux. Par exemple, si un client se plaint d’un problème sur les produits A, le vendeur concerné remontera l’information à son directeur lors de la réunion commerciale. Le directeur commercial évoquera le problème lors du comité de direction suivant. Si on pressent qu’il s’agit d’un problème de production, le directeur industriel informera le responsable de la fabrication des produits A. Mais si, après vérification, ce dernier estime qu’il s’agit non pas d’un problème de production mais de développement, le même circuit sera suivi avant que l’information ne parvienne au responsable du développement des produits A. Le client aura eu le temps de changer de fournisseur.

Avantages et inconvénients du mode de regroupement divisionnel

Les directeurs de division sont facilement responsabilisés sur des objectifs économiques et se voient attribuer des moyens propres pour les atteindre. Comme nous venons de le voir, ils peuvent être à la tête d’un compte de résultat, ce qui n’est pas le cas des directeurs fonctionnels.

Par ailleurs, le mode de regroupement divisionnel permet une différenciation des activités cohérente avec la segmentation stratégique de l’entreprise. Si la stratégie déployée pour les produits A n’a rien à voir avec celle des produits B et celle des produits C, parce que les exigences de performance et les enjeux concurrentiels sont différents, si l’entreprise joue les coûts dans certains cas et la différenciation dans d’autres, alors le regroupement divisionnel permet que les catégories de produits ne se contaminent pas entre elles.

En revanche, le mode de regroupement divisionnel interdit les économies d’échelle, ne favorise pas la mutualisation de moyens et, surtout, nécessite de dupliquer les fonctions. Dans un regroupement divisionnel, notre directeur des Ressources Humaines a besoin de trois responsables RH, un par division. Il est donc bien plus coûteux que le mode de regroupement fonctionnel.

Enfin, le mode de regroupement divisionnel ne facilite pas la mise en place de politiques communes au niveau de l’entreprise et peut favoriser le développement de « baronnies », chaque directeur de division ayant des moyens propres et des enjeux spécifiques. Ceux-ci peuvent alors avoir tendance à confondre « autonomie et indépendance ».